Die zunehmende Vernetzung, immer flexiblere Arbeitszeiten bzw. -abläufe, kurze Innovationszyklen und nicht zuletzt die Erwartungen umworbener Fachkräfte - vieles spricht dafür, im Zuge der Standortwahl von Unternehmen die Bürostrukturen und das Umfeld grundlegend zu überdenken.

Klar: Starre Wände und schwere Aktenschränke hemmen die Beweglichkeit und zementieren Abteilungsegoismen. Dabei ist es mit dem mehr oder weniger stoischen Abarbeiten von Routineaufgaben längst nicht mehr getan. In der Wissensgesellschaft entscheiden Ideen und Innovationen, die meist in immer wieder neu formierten Projektteams entwickelt werden, über den unternehmerischen Erfolg.

Bei wachsender Mobilität und Eigenverantwortung der Beschäftigten wird noch ein weiteres Phänomen sichtbar: Büros sind oft nur noch sporadisch besetzt. Mal vor-, mal nur nachmittags. Und an manchen Tagen gar nicht, da viel unterwegs erledigt wird. Zudem wächst die Zahl der freien Mitarbeiter, die nach Bedarf eingesetzt werden und in der Regel keinen festen Platz im Büro belegen. Da unsere Kommunikations- und Arbeitsmittel immer leistungsfähiger werden, wirken sich derlei Effekte innerhalb von nur einer Dekade teils dramatisch aus. Schließlich revolutioniert nicht nur das erst vor wenigen Jahren präsentierte Smartphone unsere Kommunikation – die Digitalisierung beginnt gerade erst.

Dennoch wird man beim Anpassen der Raumstrukturen natürlich versuchen, die Vorteile der bewährten Ansätze möglichst zu erhalten und neu zu kombinieren: ob klassisches Zellenbüro,  Großraum, Team- bzw. Gruppenbüro oder multifunktionale Konzepte bzw. reversible Flächen.

Den Klassiker kennt man aus unzähligen öffentlichen Gebäuden oder Firmen: Abgetrennte Räume ähnlicher Größe links und rechts und dazwischen ein Gang, der breit genug ist, um als Fluchtweg durchzugehen. Aufgelockert wird diese Struktur meist nur durch Teeküchen oder Sozialräume.

Aufgrund der standardisierten Maße und Abtrennungen sind Zellenbüros in der Regel nur für ein oder zwei Personen sinnvoll. Wobei die Beschäftigten die Privatsphäre, die Ruhe, die individuelle Gestaltung mit Pflanzen oder Bildern sowie die meist „natürliche“ Klimatisierung durch individuell zu öffnende Fenster und Türen schätzen. Das kann auch aus Sicht des Controllings durchaus von Vorteil sein, denn es entfallen aufwändige Beleuchtungs-, Belüftungs- und Klimaanlagen. Negativ schlägt im Gegenzug zu Buche, dass in vielen Fällen mehr Quadratmeter pro Kopf erforderlich sind. Deshalb haben sich weniger Ein-Personen-Büros als vielmehr Grundrisse für zwei Beschäftigte durchgesetzt.

Auf wenige Personen begrenzt ist zwangsläufig auch die direkte Kommunikation. Verbindungstüren zwischen mehreren Räumen sind kein Ausweg, denn sie kosten zum einen Stellplatz und führen zum anderen zu Konzentrationsstörungen, weil häufig „Ersatzflure“ neben den eigentlichen Verbindungen in den Gebäuden entstehen. Diese potenziell negativen Effekte lassen sich selbst dadurch kaum kompensieren, dass unsere Bürotechnik immer kompakter wird (Notebooks, Pads, flache Monitore…) Zumal in vielen auf den ersten Blick beeindruckenden Gründerzeitbüros der technische Background nicht für moderne Netzwerke ausgelegt ist und sich nur mit erheblichen Kosten „updaten“ lässt.

In einer Wirtschaftswelt, die ständig in Bewegung ist, ist aber wohl am gravierendsten, dass die „Zelle“ überholte Prinzipen spiegelt: starre Hierarchien und Aufgabenbereiche.

Zum Gegenentwurf wurde das in den 80/90er Jahren vielerorts eingeführte Großraumbüro. Es sollte der Transparenz und der internen Zusammenarbeit dienen, hierarchische Grenzen überwinden und Arbeitsprozesse homogen verbinden. Ohne trennende Türen und Wände stand einer steigenden Produktivität scheinbar nichts im Wege.

Exemplarisch für diesen Ansatz sind die riesigen Großraumbüros, die man aus US-Unternehmen bzw. -Filmen kennt. Mit winzigen Boxen für den Einzelnen, durchgehend künstlicher Beleuchtung und einem wenig konzentrationsfördernden Lärmpegel. Dieser extremen Verdichtung stehen zwar die deutschen Arbeitsschutzbestimmungen entgegen, die nicht nur den natürlichen Lichteinfall bei weitem strenger regeln, doch die Bilder aus Bürosilos mit unzähligen  Stockwerken und nahezu unendlichen Raumtiefen prägten das Image eher negativ mit.

Großräume können von klassischen Büroetagen mit 300 oder 400 qm bis hin zu Zuschnitten von mehreren tausend qm reichen. Weitgehend trägerlose Baustrukturen mit günstigen Fester-Rastern lassen eine flexible Anordnung von mehreren hundert Arbeitsplätzen zu. Gegliedert werden die Einheiten meist nur durch Akustikwände, Schränke oder Regale, die sich problemlos umstellen lassen. Die Strom- oder Netzwerkkabel zur Plug-and-Play-Konfiguration der Rechner werden entweder durch die Möblierung oder durch Hohlräume in Böden und Wänden geführt.

Entscheidend ist allerdings ein vernünftiges, menschliches Maß: Eine zu starke Unterteilung und Abtrennung wirkt trist und eng, während allzu offene Strukturen und/oder eine übertriebene Verdichtung von Schreibtischen Konzentrationsstörungen auslösen können. Die ungehinderte Kommunikation im Umfeld wird dann von den Beschäftigten als negativer Faktor empfunden.

Mit der Raumtiefe wächst zudem zwangsläufig der Bedarf an künstlicher Belüftung und Klimatisierung über abgehängte Decken, die entsprechende Raumhöhen verlangen. Was wiederum zu höheren Gebäuden und größeren Fassadenflächen führen kann. Die Planung von Großraumbüros sollte so spezialisierten Immobilienentwicklern und Architekten/Ingenieuren überlassen werden.

Aus Sicht der Nutzer liegt der größte Nachteil des Großraumbüros in oft nicht ausreichend kontrollierbaren Umgebungsbedingungen. Neben dem erwähnten Lärmpegel sind vor allem das Klima sowie die Beleuchtung zu nennen, die sich meist nicht individuell feinsteuern lassen. Als besonders nachteilig gilt, dass in tiefer liegenden Bereichen der Großraumbüros praktisch durchgehend bei künstlicher Beleuchtung gearbeitet werden muss, während draußen die Sonne scheint. Es ist somit erstaunlich, dass Großraumbüros alter Schule im Call Center-Geschäft oder im E-Commerce eine gewisse Renaissance erleben.

Dabei gibt es längst Alternativen zu starren Einzel- oder potenziell störintensiven Großraumbüros. Wobei die „Wahrheit“ wie so oft in der Mitte liegt: Zunehmend praktiziert und akzeptiert werden moderne Lösungen für überschaubare Teams: Diese auch als Gruppenbüro bezeichneten Lösungen bieten sich für organisatorische Einheiten mit gemeinsamen oder ähnlichen Tätigkeiten an, bei denen eine laufende Abstimmung und Kommunikation wichtig ist. Bewährt haben sich Grundrisse für bis zu 20 oder 25 Personen, wobei sich die Einheiten oft weiter für Teams mit vier bis acht Spezialisten unterteilen. Dieses Prinzip fördert den internen, persönlichen Austausch, während für die externe Vernetzung intelligente Systeme eingesetzt werden, die einen integrierten Workflow ermöglichen.

In zweckgerecht geplanten und erschlossenen Gebäuden lassen sich Gruppenbüros auch auf kompletten Etagen problemlos untergliedern: mit schalldämpfenden Trennwänden oder Deckenelementen, Pflanzen-Arrangements zwischen einzelnen „Inseln“, kleinen „Boxen“ für hochkonzentrierte Tätigkeiten, Rückzugszonen für diskrete Besprechungen (Personal, Kunden…), Konferenztischen, Café-Bars u. a.  Ausreichende Abstände und großzügige Laufwege tragen dazu bei, dass der Geräuschpegel unkritisch  bleibt und die im Großraum häufiger beklagten Ablenkungen kaum auftreten.

Setzt man zum Beispiel 20 qm pro Kopf an, so steht für ein sechsköpfiges Team eine Gesamtfläche zur Verfügung, die eine lockere Gestaltung und genügend Distanz zur nächsten Einheit ermöglicht.  120 qm entsprechen immerhin einer großzügigen 4-Zimmer-Wohnung, verursachen aber weniger Gesamt- bzw. Mietkosten als sechs Zellenbüros mit ihren unvermeidlichen Nebenflächen.

Bei einer professionellen Gestaltung von Team- oder Gruppenbüros fällt zudem genügend Tageslicht in die Räume, das in dunkleren Zonen mit sparsamen LED-Systemen unauffällig verstärkt werden kann. Dies trägt ebenso zum Wohlbefinden und zur Akzeptanz bei wie die Möglichkeit, je nach Wetterlage mal ein Fenster zu öffnen. Diese individuelle Freiheit steht einer oft praktizierten Teilklimatisierung (passive Kühlung, aktive Belüftung) nicht entgegen.

Eine spezielle Variante bzw. Weiterentwicklung des Gruppenbüros ist das Kombibüro. Hierbei werden die bei Gruppenbüros oft zur Auflockerung bzw. Abtrennung genutzten Funktionen bewusst in einem durchgehenden, streifenförmigen Multifunktionsbereich konzentriert. Er erschließt attraktive Einzelbüros entlang der Fensterfronten, verbindet diese Arbeitsräume mit Konferenznischen und nimmt technische Systeme (Server, Kopierer, Drucker  etc.) sowie den jeweiligen Abteilungen zugeordnete Archive ebenso auf wie Sozialräume. Nicht selten werden ein zentraler Sekretariatspool oder ein kleiner Empfang zur Begrüßung von Kunden und Geschäftspartnern integriert.

Ist diese multifunktionale Zone mit transparenten Elementen abgegrenzt, so kann sie bei einer zweckgerechten Raumtiefe mit Tageslicht aus den meist großzügig verglasten Büros versorgt werden. Mit ihren spezifischen Vorteilen bieten sich Kombibüros besonders für Dienstleistungs- und Technologieunternehmern an, die Einzel- und Projektenarbeiten sinnvoll verzahnen müssen. Stellen sich neue Herausforderungen, so lassen sich sowohl die mit „leichten“ Trenn- bzw. Glaswänden ausgestatteten Büros als auch der Multifunktionsbereich rasch und kostengünstig anders nutzen.

Wichtig ist auch in diesem Fall erfahrungsgemäß ein vernünftiges Maß: Die teils transparenten Einzelräume sollten nicht zu klein ausfallen, aber auch nicht mit allzu großen Stellflächen dazu verführen, dass die technische Ausstattung aus den dafür gedachten Multifunktionszonen zurück in die individuellen Büros wandert.

Seit den 1980er Jahren hat der permanente Wandel in der Wirtschaft zu einer weiteren Innovation geführt, die für professionell gestaltete Business Parks typisch ist: Dafür stehen nicht zuletzt die Standorte der DV Immobilien Gruppe vom bundesweiten Pionierprojekt Gewerbepark Regensburg bis hin zum Business Campus-Modell in der Metropolregion München. Sie zeichnen sich durch multifunktionale Büro- und Dienstleistungsgebäude aus, die für vielfältige Nutzungen vermietet und baulich-technisch laufend revitalisiert werden können. Nutzer binden so weniger Kapital, benötigen kein eigenes Immobilienmanagement und können sich zügig an Konjunktur- bzw. Markttrends anpassen. Zudem prägen ausreichend dimensionierte und aktiv gemanagte Büro- und Dienstleistungszentren mit dichten Servicenetzwerken einen stadtteilähnlichen Charakter aus.

Die Realisierung flexibler Baukörper für reversible Lösungen vom Einzel- über Gruppen- bis hin zu Kombibüros unter einem Dach setzt allerdings ein profundes Know-how ebenso voraus wie eine langfristig ausgerichtete Investitionsstrategie. Ist dies gewährleistet, so sehen Fachleute darin das zukunftsfähigste Konzept. Dies gilt umso mehr, wenn diese Standorte neben flexiblen Raum- und Servicewelten eine hohe Aufenthaltsqualität mit großzügigen Grün- und Erholungszonen schaffen.  Das ganzheitliche Konzept der DV Immobilien Gruppe wurde Ende 2017 aufgrund seiner für Verdichtungsräume idealen Strukturen mit dem Bayerischen Mittelstandspreis ausgezeichnet.

Die rapide Veränderung der technologischen bzw. organisatorischen Strukturen führt auch dazu,  dass mehr Tätigkeiten außerhalb der Büros stattfinden. Home Offices haben sich aber nicht im einst vorhergesagten Maße durchgesetzt. Bei Arbeitgebern wie Arbeitnehmern überwiegt eher die Skepsis. Reine Heim- oder Telearbeit ist entsprechend selten. Meist wird eine wechselnde Tätigkeit am heimischen PC sowie in der Firma ausgeübt. Interessant kann diese Form beispielsweise in „Babypausen“ sein, um die eingespielten Kontakte und die beruflichen Kompetenzen zu pflegen.

Wird das Home Office richtig organisiert, so können Beschäftigte von einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, einer flexibleren Zeiteinteilung sowie eingesparten Fahrzeiten profitieren und im besten Falle mit einer höheren Zufriedenheit im Beruf reagieren. Dies erscheint aber nur realistisch, wenn Regeln respektiert werden: klar abgegrenzte Arbeitszeit, Beschränkung der Tätigkeit am Monitor, Beachtung nächtlicher Ruhephasen, übliche Wochenarbeits- und Urlaubszeiten...   

Kontrovers diskutiert wird auch das sogenannte Desk Sharing, das darauf abzielt, Büroflächen intensiver zu nutzen oder einzusparen. In manchen Unternehmen haben die Mitarbeiter/-innen keine individuellen, fest vergebenen Schreibtische mehr. Womit sich allerdings die Frage stellt, wie die interne Kommunikation und Teamarbeit optimiert werden kann, wenn beispielsweise für 1000 Beschäftigte nur 800 Desks bereit stehen und sich die Abteilungen buchstäblich laufend neu sortieren müssen. Hinzu kommt das Problem, dass nach fixen Standards ausgestattete Arbeitsplätze kaum für differenzierte Tätigkeiten (Entwicklung, Vertrieb, Verwaltung, Service …) gleichermaßen geeignet sind. Von internationalen IT-Adressen abgesehen, ist Desk Sharing so noch die Ausnahme.